Términos y Condiciones de Uso
CondoIA · Régimen legal de comercio electrónico (Ley 1480 de 2011, Art. 50) y Propiedad Horizontal · Última actualización: Septiembre 2026
Identificación del Proveedor del Servicio
Razón / Titular: Jeynny Carol Pérez Villanueva — persona natural comerciante, titular del establecimiento de comercio LicitIA.
NIT: 46380144-9
Dirección de notificación judicial: Km 1.5 vía Hatogrande, Condominio Campestre Hatogrande, Cajicá (Cundinamarca), Colombia.
Teléfono / WhatsApp oficial: +57 322 468 3821
Correo electrónico de soporte y legal: info@licitia.com.co
1 Objeto del Servicio y Naturaleza Privada
CondoIA es una plataforma tecnológica en la nube orientada a facilitar la administración moderna, transparencia y gestión documental de copropiedades, condominios y edificios sometidos al régimen de Propiedad Horizontal (Ley 675 de 2001 de Colombia y normativas aplicables en América Latina).
Carácter Estrictamente Privado del Ecosistema PH:
CondoIA es una solución tecnológica estrictamente privada para copropiedades y condominios. Toda cotización, licitación interna, solicitud de compras, contrato o proceso que se gestione a través de esta plataforma corresponde de forma exclusiva a transacciones del ámbito privado entre copropiedades y personas naturales o jurídicas particulares.
2 Perfiles de Usuario y Roles Autorizados
La plataforma cuenta con módulos diferenciados con niveles específicos de autorización:
- Administrador de Propiedad Horizontal: Representante legal o persona facultada para la gestión del edificio/conjunto, con permisos para configurar unidades, convocar asambleas, administrar la Bóveda Documental y solicitar cotizaciones privadas a proveedores.
- Miembros del Consejo de Administración: Usuarios con facultades de consulta, revisión y auditoría documental de las gestiones y actas adelantadas por la administración.
- Residentes y Copropietarios: Usuarios verificados con acceso a su expediente de unidad privada, radicación de PQRS, consulta de reglamentos y participación en asambleas virtuales.
- Proveedores y Contratistas (Marketplace Privado): Empresas y profesionales independientes que ofrecen bienes y servicios de mantenimiento, obra civil, seguridad, aseo y tecnología a las copropiedades registradas.
3 Asambleas Virtuales, Quórum Ponderado y Actas con IA
El módulo de Asambleas de CondoIA provee herramientas para el cómputo del quórum en tiempo real y la redacción asistida de actas:
- Ponderación legal por coeficientes: La plataforma computa el quórum de acuerdo con los coeficientes o alícuotas porcentuales ingresados por la administración en estricta conformidad con el reglamento de propiedad horizontal del inmueble. Es responsabilidad de la administración asegurar la exactitud de los coeficientes registrados.
- Alcance de los borradores generados por IA: La transcripción de audios y generación automatizada de proyectos de actas mediante modelos de Inteligencia Artificial constituye una herramienta de asistencia documental. Dicho borrador debe ser obligatoriamente revisado, ajustado y refrendado por el Presidente, Secretario y la Comisión Verificadora de la Asamblea de conformidad con el artículo 47 de la Ley 675 de 2001.
4 Bóveda Documental y Gestión de Pólizas
CondoIA proporciona un repositorio digital encriptado para la custodia de documentos esenciales del conjunto (pólizas todo riesgo de áreas comunes, certificaciones de transporte vertical, planes SG-SST, actas).
Las alertas tempranas de vencimiento emitidas por la plataforma se basan en las fechas ingresadas por la administración. CondoIA no sustituye la responsabilidad legal del administrador de mantener vigentes los seguros y certificaciones obligatorias exigidas por la normatividad colombiana.
5 Marketplace de Proveedores y Cotizaciones Privadas
El marketplace privado de CondoIA facilita el contacto entre administraciones de copropiedades y oferentes calificados para la presentación de propuestas comerciales (comparador ciego de tres cotizaciones):
- Intermediación tecnológica: CondoIA actúa exclusivamente como canal de comunicación y cotización; no interviene como parte contractual en los contratos de prestación de servicios, suministros u obras que se celebren entre la copropiedad y el proveedor elegido.
- Idoneidad del contratista: Corresponde a la administración y al consejo de la copropiedad validar la idoneidad, garantías, parafiscales y antecedentes del contratista previo a la adjudicación del contrato.
6 Planes, Precios y Activación del Servicio
Las condiciones de los planes para copropiedades (bóveda documental, paquetes de asambleas asistidas por IA y cupos por número de unidades) se describen en la sección Planes y Precios.
Los pagos se procesan mediante pasarelas de pago autorizadas y encriptadas. Una vez confirmado el pago, la activación de los cupos y módulos contratados se realiza de forma automática o en un término máximo de veinticuatro (24) horas hábiles.
Clientes fuera de Colombia: CondoIA presta servicio a copropiedades de distintos países de América Latina. Los precios pueden mostrarse en moneda local o en dólares estadounidenses (USD), según el país y la pasarela de pago disponible. Los impuestos, retenciones o tasas que corresponda aplicar en el país del cliente se informan antes del pago o corren por cuenta del cliente cuando así lo disponga su legislación. La factura se emite conforme a las normas aplicables al prestador del servicio.
7 Propiedad Intelectual y Licencia de Uso
Todos los derechos de propiedad intelectual sobre el software CondoIA, interfaces, algoritmos, logotipos, isotipo de mampostería y bases de datos son de titularidad exclusiva de su propietaria o de CodexiaLabs. El usuario recibe una licencia de uso temporal, no exclusiva, revocable e intransferible para operar la plataforma durante la vigencia de su suscripción.
8 Acuerdo de Transmisión de Datos Personales (DPA — Data Processing Agreement)
En cumplimiento del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015), la adhesión a estos Términos y Condiciones y la utilización del servicio CondoIA formaliza el presente Acuerdo de Transmisión de Datos Personales entre la Copropiedad (quien actúa como Responsable del Tratamiento) y CondoIA (quien actúa como Encargado del Tratamiento):
1. Instrucciones del Responsable y Destinación Exclusiva
CondoIA tratará los datos personales de copropietarios, residentes, consejeros, trabajadores y contratistas única y exclusivamente en nombre, por cuenta y siguiendo las instrucciones legítimas de la Copropiedad contratante, limitándose a las finalidades operativas inherentes a la plataforma (gestión de unidades, citaciones, asambleas, PQRS, votaciones, expensas y bóveda documental). En ningún caso CondoIA destinará los datos para fines propios, comerciales, publicitarios o de terceros.
2. Deber de Confidencialidad y Medidas de Seguridad
CondoIA se obliga a garantizar la estricta reserva profesional y confidencialidad respecto de los datos transmitidos. Asimismo, implementa y mantendrá las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para salvaguardar la seguridad de la información, incluyendo: aislamiento lógico estricto por copropiedad mediante Row Level Security (RLS) a nivel de base de datos, cifrado de datos en reposo (AES-256) y en tránsito (TLS 1.3/HTTPS), control de accesos basado en roles (RBAC) y enlaces prefirmados temporales para la descarga de documentos.
3. Notificación de Incidentes de Seguridad
En caso de que ocurra una violación comprobada a la seguridad que afecte o pueda afectar datos personales bajo custodia (acceso no autorizado, pérdida o fuga de datos), CondoIA notificará al Responsable en un plazo máximo de setenta y dos (72) horas hábiles a partir de su detección, brindando la información técnica disponible para que la Copropiedad evalúe el deber de reporte ante la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
4. Sub-encargados de Tratamiento (Infraestructura Cloud)
La Copropiedad autoriza expresamente a CondoIA la subcontratación de proveedores especializados de infraestructura cloud de primer nivel (Supabase/AWS para base de datos y autenticación, Cloudflare para CDN y WAF perimetral, Brevo para correos transaccionales y OpenAI Enterprise para transcripción de audio con política estricta de cero almacenamiento para entrenamiento). Dichos sub-encargados mantienen estándares equivalentes de seguridad (SOC 2 Type II, ISO 27001, GDPR) y están sujetos a acuerdos de confidencialidad.
5. Destino de los Datos a la Terminación del Contrato
A la terminación de la suscripción o vínculo contractual con la Copropiedad, y previa solicitud del Administrador legalmente facultado dentro de los noventa (90) días calendario siguientes, CondoIA facilitará la exportación de las bases documentales y datos correspondientes en formatos estándar. Vencido dicho plazo sin solicitud de reactivación, CondoIA procederá a la supresión y destrucción segura de los datos de la copropiedad de sus bases de datos activas, salvo aquellos registros que deba conservar por exigencia legal, contable o tributaria.
9 Ley Aplicable y Resolución de Controversias
Los presentes Términos y Condiciones se rigen e interpretan bajo las leyes de la República de Colombia (en particular Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Ley 675 de 2001 y Ley 1480 de 2011). Cualquier diferencia que surja entre las partes relacionada con el uso de la plataforma será sometida preferentemente a los mecanismos alternativos de solución de conflictos (arreglo directo o conciliación) ante un Centro de Conciliación legalmente constituido en Colombia, y en su defecto a la jurisdicción ordinaria colombiana.
Usuarios en otros países: Lo anterior se aplica sin perjuicio de las normas imperativas de protección al consumidor y de protección de datos personales del país donde se encuentre la copropiedad o el usuario, que prevalecen cuando le resulten más favorables y no puedan excluirse por contrato. El tratamiento de datos personales en cada país se rige además por el Anexo de Protección de Datos por País de nuestra Política de Privacidad.
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