Política de Tratamiento de Datos Personales

1 Naturaleza Estrictamente Privada y Confidencialidad de la Información

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige de manera privativa y especializada para el ecosistema digital CondoIA (disponible en condo.codexialabs.com y sus aplicaciones asociadas).

CondoIA ha sido concebido para la gestión, modernización y gobernanza de edificios, conjuntos residenciales, condominios y centros comerciales sometidos al régimen de Propiedad Horizontal (Ley 675 de 2001 de Colombia y legislaciones afines en América Latina).

2 Roles Legales: Responsable vs. Encargado del Tratamiento

En aplicación de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los roles se delimitan taxativamente:

• La Copropiedad / Conjunto Residencial (a través de su Representante Legal / Administrador): Ostenta la calidad legal de Responsable del Tratamiento. Es la persona jurídica que recolecta los datos personales de sus propietarios, arrendatarios, consejeros y trabajadores, determina las finalidades del censo interno, convoca a asambleas y define las autorizaciones necesarias para el funcionamiento del conjunto.
• CondoIA (CodexiaLabs): Actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento. Suministra la infraestructura tecnológica en la nube, el software aplicativo, los algoritmos de transcripción asistida y los mecanismos criptográficos de aislamiento lógico para que la administración almacene y consulte la información bajo las expresas instrucciones de la copropiedad.

3 Categorías de Datos Tratados

4 Principio de Circulación Restringida en Cartera, Expensas y Morosidad

En cumplimiento del principio legal de circulación restringida (Art. 4 literal f de la Ley 1581 de 2012) y la jurisprudencia constitucional reiterada (Sentencias T-414 de 1992, T-035 de 1997, T-630 de 1997 y pronunciamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio):

• Prohibición de listas públicas de deudores: Los módulos de finanzas, cartera y cobro de expensas comunes de CondoIA están diseñados con cortafuegos de privacidad. La plataforma no permite la exposición pública ni indexada de listas de morosos a terceros o visitantes.
• Aislamiento por unidad privada: Cada copropietario o residente únicamente puede visualizar en su portal personal el estado de cuenta y balance financiero de su unidad particular, previa autenticación segura.
• Acceso restringido de gobierno: La consolidación de cartera y estados financieros globales del conjunto es visible de forma exclusiva para el Administrador, el Contador y los miembros autorizados del Consejo de Administración en el ejercicio de sus funciones legales de fiscalización.

5 Tratamiento de Datos Sensibles y Protección Especial de Menores de Edad

Conforme a los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se establecen garantías reforzadas:

• Carácter facultativo sobre datos sensibles: Se informa a todos los titulares que ninguna persona está obligada a suministrar datos de carácter sensible (como voz en asambleas, datos biométricos o imágenes de seguridad).
• Grabaciones de voz y video en asambleas: La captura y almacenamiento de audios o videos de asambleas requiere la autorización previa del titular o de la plenaria de la asamblea. Dichos archivos solo se emplean para generar el borrador del acta de asamblea y verificar el quórum deliberatorio, permaneciendo encriptados en la Bóveda Documental privada.
• Imágenes de videovigilancia y accesos (CCTV): Cuando en peticiones PQRS o investigaciones de convivencia se adjunten fotografías o videos de áreas comunes, dichos elementos solo podrán ser consultados por la administración y el comité de convivencia para la resolución del incidente reportado, prohibiéndose su divulgación fuera del expediente.
• Protección de Niños, Niñas y Adolescentes: En caso de que en censos familiares o reportes se registren datos de menores de edad, su tratamiento responderá estrictamente al interés superior del menor y al respeto incondicional de sus derechos prevalentes, requiriendo siempre la autorización expresa de sus representantes legales.

6 Finalidades Específicas del Tratamiento

La información recopilada en CondoIA se procesa únicamente para las siguientes finalidades legítimas:

1. Autenticar y validar la identidad de administradores, copropietarios y contratistas en sus respectivos portales.
2. Calcular el quórum deliberatorio y decisorio en asambleas presenciales, virtuales o mixtas, ponderado con exactitud matemática por coeficiente legal de copropiedad.
3. Procesar audios de asambleas con modelos de IA para generar borradores estructurados de actas de asamblea, agilizando la labor del secretario y la comisión verificadora.
4. Custodiar documentos esenciales en la Bóveda Digital (pólizas, certificados de ascensores, planes de mantenimiento) y notificar alertas preventivas de vencimiento.
5. Facilitar la recepción y comparación privada de cotizaciones de proveedores (mesa de compras transparente e imparcial) sin intermediación estatal.
6. Gestionar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) de residentes con auditoría de respuestas y evidencias fotográficas.
7. Facturar y gestionar el cobro de la suscripción de software con la copropiedad contratante.

7 Garantías en Inteligencia Artificial y Transcripción de Actas

CondoIA integra herramientas de asistencia documental con Inteligencia Artificial. Al respecto, garantizamos formalmente:

• Cero entrenamiento con modelos públicos: Ningún audio, transcripción, documento de bóveda o deliberación de la copropiedad se transfiere ni utiliza para entrenar modelos públicos o comerciales de Inteligencia Artificial de terceros.
• Canal empresarial seguro (Zero-Retention): El procesamiento de lenguaje natural se efectúa a través de conexiones cifradas de nivel corporativo bajo políticas estrictas de no-persistencia para entrenamiento.
• Valor auxiliar y revisión humana obligatoria: Los borradores de actas elaborados con IA son herramientas de apoyo técnico y no sustituyen la aprobación, firma y refrendación por parte del Presidente, Secretario y la Comisión Verificadora de la Asamblea, de conformidad con el artículo 47 de la Ley 675 de 2001.
• Derecho al borrado del archivo multimedia: Una vez aprobada el acta final por la comisión designada, la administración cuenta con la facultad de eliminar permanentemente el archivo de audio original de la plataforma.

8 Medidas de Seguridad, Aislamiento RLS y Cifrado

CondoIA aplica estándares de seguridad en profundidad para proteger los activos de información:

• Aislamiento por Copropiedad (Row Level Security - RLS): La base de datos aplica políticas estrictas a nivel de fila criptográfica. Es técnicamente imposible que un usuario de un conjunto residencial acceda, consulte o modifique datos pertenecientes a otra copropiedad.
• Cifrado integral: Todas las conexiones externas operan bajo cifrado TLS 1.3 con certificados HTTPS de 256 bits. Los archivos depositados en la Bóveda residen encriptados en reposo bajo el estándar AES-256.
• Enlaces temporales pre-firmados: Los enlaces de descarga para documentos confidenciales (pólizas, evidencias PQRS) son efímeros y expiran de forma automática trascurridos pocos minutos.

9 Sub-encargados Tecnológicos y Transmisión Internacional

Para garantizar la alta disponibilidad y seguridad del servicio, CondoIA comparte datos con los siguientes sub-encargados tecnológicos bajo acuerdos de confidencialidad y cláusulas contractuales tipo:

Estos servicios implican transmisión internacional de datos personales. CondoIA la realiza como Encargado, bajo el contrato de transmisión (DPA) que suscribe con cada copropiedad (en Colombia, art. 25 del Decreto 1377 de 2013) y con garantías contractuales equivalentes a las que exija la ley del país del Responsable (por ejemplo, cláusulas contractuales tipo para la LGPD de Brasil y el RGPD). Antes de incorporar un nuevo sub-encargado, esta sección se actualiza.

10 Ciclo de Vida, Retención y Purga Automatizada

Los datos se conservan únicamente durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades legítimas:

• Documentos de Bóveda vencidos: Al superar la fecha de vigencia, se archivan preventivamente a los noventa (90) días y se someten a purga técnica tras setecientos treinta (730) días de archivados, salvo disposición legal o contractual en contrario.
• Evidencias de solicitudes PQRS resueltas: Las imágenes o adjuntos de reportes cerrados se depuran de los servidores a los dos (2) años de su culminación para evitar acumulación innecesaria de datos.
• Propuestas de cotización privada: Se conservan durante la vigencia del proceso de contratación y el período de garantía del servicio contratado.
• Cese de suscripción de la copropiedad: Al finalizar la relación contractual, la administración cuenta con un período de gracia de treinta (30) días calendario para exportar sus actas y archivos, tras lo cual la información podrá ser purgada de manera irreversible.

11 Derechos de los Titulares (ARCO / Habeas Data)

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular de datos personales cuenta con las siguientes prerrogativas:

• Acceso: Conocer los datos personales que reposan en las bases de datos de CondoIA.
• Rectificación: Actualizar y rectificar datos inexactos, incompletos o fraccionados.
• Prueba de autorización: Solicitar copia o prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Información: Ser informado respecto del uso específico que se le ha dado a su información personal.
• Supresión y Revocación: Solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización cuando no medie un deber legal o contractual que obligue a su conservación (como los registros obligatorios del libro de propietarios exigidos por la Ley 675 de 2001).

12 Vigencia y Actualizaciones Normativas

Esta política rige a partir de septiembre de 2026 (última actualización: 20 de octubre de 2026). CondoIA se reserva el derecho de efectuar actualizaciones para incorporar mejoras de seguridad, nuevas funcionalidades o adecuaciones normativas ordenadas por la Superintendencia de Industria y Comercio o autoridades competentes. Cualquier modificación sustancial sobre las finalidades será informada con antelación a través del portal y requerirá la aceptación previa del usuario al iniciar sesión.

13 Anexo de Protección de Datos por País y Jurisdicciones Internacionales

CondoIA presta servicio a copropiedades en varios países de América Latina. Además de esta política general, aplica las disposiciones específicas de la ley de protección de datos y del régimen de copropiedad de cada país. Cuando dos normas regulen el mismo punto, se aplica la que ofrezca mayor protección al titular. Referencias normativas revisadas al 20 de octubre de 2026: