Política de Tratamento de Dados Pessoais

1 Natureza Estritamente Privada e Confidencialidade das Informações

Esta Política de Tratamento de Dados Pessoais rege de forma privativa e especializada o ecossistema digital CondoIA (disponível em condo.codexialabs.com e seus aplicativos associados).

O CondoIA foi desenvolvido para a administração, transparência e governança de edifícios, conjuntos residenciais e condomínios edilícios sujeitos ao regime de Propriedade Horizontal.

2 Papéis Legais: Controlador vs. Operador do Tratamento

Em conformidade com a legislação de proteção de dados (Lei 1581/2012 e princípios correlatos da LGPD):

• O Condomínio / Conjunto Residencial (através do Síndico / Administrador Legal): Atua na qualidade jurídica de Controlador do Tratamento. É a pessoa jurídica que coleta os dados pessoais dos condôminos, locatários, conselheiros e prestadores, estabelece as finalidades do cadastro interno, convoca assembleias e colhe as autorizações cabíveis.
• CondoIA (CodexiaLabs): Atua exclusivamente como Operador do Tratamento. Fornece a infraestrutura em nuvem, o software, as ferramentas de transcrição com IA e os mecanismos criptográficos de isolamento lógico para que o condomínio armazene e gerencie suas informações sob suas diretas instruções.

3 Categorias de Dados Pessoais Tratados

4 Princípio da Circulação Restrita em Cobranças e Inadimplência

Em observância ao princípio da circulação restrita e à jurisprudência constitucional e regulatória de proteção ao crédito e honra pessoal:

• Proibição de listas públicas de inadimplentes: Os módulos de gestão financeira e taxas condominiais do CondoIA contam com travas estritas de privacidade. A plataforma proíbe expressamente a veiculação pública ou indexável de listas de devedores para visitantes ou terceiros estranhos.
• Isolamento por unidade privativa: Cada condômino ou morador só pode visualizar em sua área restrita a posição financeira, boletos e extratos da sua própria unidade mediante autenticação.
• Acesso restrito de fiscalização: A consolidação geral da inadimplência e o balancete da copropriedade são acessíveis exclusivamente pelo Síndico/Administrador, pelo Contador e pelos membros autorizados do Conselho Fiscal no exercício de suas competências legais.

5 Tratamento de Dados Sensíveis e Proteção de Crianças e Adolescentes

Em conformidade com os regimes de proteção de dados para categorias sensíveis, aplicam-se garantias especiais:

• Caráter facultativo do fornecimento: Todos os titulares são esclarecidos de que não são obrigados a fornecer dados pessoais sensíveis (como gravações de voz em assembleias, dados biométricos ou imagens de segurança).
• Gravações de áudio e vídeo de assembleias: A gravação de assembleias depende de autorização prévia da plenária. Tais arquivos são utilizados exclusivamente para subsidiar a redação da minuta da ata e verificar presenças, permanecendo armazenados de forma criptografada no Cofre Digital.
• Imagens de câmeras e CFTV: Quando fotos ou vídeos de áreas comuns forem anexados a chamados de convivência ou ocorrências, tais arquivos só poderão ser acessados pela gestão e comissão de mediação para apuração do fato, vedada qualquer publicação externa.
• Proteção de Menores de Idade: Dados relativos a crianças e adolescentes coletados em cadastros familiares serão tratados exclusivamente no seu melhor interesse e com a anuência expressa de seus responsáveis legais.

6 Finalidades Específicas do Tratamento

Os dados tratados no CondoIA destinam-se única e exclusivamente às seguintes finalidades:

1. Autenticar e validar os perfis de síndicos, condôminos e fornecedores em seus respectivos portais.
2. Calcular com exatidão matemática o quórum deliberativo e de votação com base nas frações ideais do condomínio.
3. Processar áudios de reuniões por meio de IA para gerar minutas preliminares de atas, otimizando o trabalho da mesa diretora.
4. Custodiar documentos essenciais no Cofre Digital (apólices, laudos de elevadores, certificados) com disparo de alertas de vencimento.
5. Organizar a concorrência privada de orçamentos (comparativo cego de 3 propostas) com total transparência e imparcialidade.
6. Gerenciar chamados, reclamações e solicitações de condôminos com histórico e comprovação técnica.
7. Emitir faturas e gerir a assinatura do software junto ao condomínio contratante.

7 Garantias em Inteligência Artificial e Transcrição de Atas

O CondoIA disponibiliza recursos de apoio documental com Inteligência Artificial. Garantimos expressamente:

• Zero treinamento com modelos públicos: Nenhum áudio, ata, documento de cofre ou discussão condominial é compartilhado ou utilizado para treinar modelos abertos ou comerciais de IA de terceiros.
• Canal corporativo seguro (Zero-Retention): O processamento é realizado através de APIs corporativas criptografadas sob política estrita de não retenção de dados após a conclusão da inferência.
• Caráter auxiliar e revisão humana mandatória: As minutas produzidas pela IA são meros rascunhos de apoio e não dispensam a revisão, aprovação e assinatura formal pelo Presidente, Secretário e comissão da assembleia.
• Opção de exclusão definitiva do arquivo de mídia: Concluída a validação da ata, a administração pode optar por excluir permanentemente a gravação de áudio dos servidores da plataforma.

8 Medidas de Segurança, Isolamento RLS e Criptografia

Adotamos medidas técnicas e organizacionais rígidas para assegurar a integridade e privacidade dos dados:

• Isolamento Lógico por Condomínio (Row Level Security - RLS): O banco de dados aplica regras rigorosas a nível de linha. É tecnicamente inviável que um usuário de um condomínio visualize ou altere informações pertencentes a outro empreendimento.
• Criptografia Integral: Conexões externas utilizam TLS 1.3 com HTTPS de 256 bits. Documentos arquivados no Cofre Digital são criptografados em repouso sob o padrão AES-256.
• URLs Pré-assinadas Temporárias: Links para visualização e download de arquivos confidenciais são efêmeros e expiram após alguns minutos.

9 Sub-operadores Tecnológicos e Transferência Internacional de Dados

Para assegurar alta confiabilidade e segurança, o CondoIA utiliza os seguintes parceiros de infraestrutura sob cláusulas contratuais de confidencialidade:

Esses serviços envolvem transferência internacional de dados pessoais. A CondoIA a realiza como Operadora, sob o contrato de tratamento de dados (DPA) firmado com cada condomínio (na Colômbia, art. 25 do Decreto 1377 de 2013) e com garantias contratuais equivalentes às exigidas pela lei do país do Controlador (por exemplo, cláusulas contratuais padrão para a LGPD e o RGPD). Esta seção é atualizada antes da inclusão de qualquer novo suboperador.

10 Ciclo de Vida, Retenção e Descarte Seguro de Dados

Os dados são mantidos pelo tempo estritamente necessário para atender às finalidades legítimas:

• Documentos Vencidos do Cofre: Ao ultrapassar a data de vigência, são arquivados preventivamente por 90 dias e eliminados tecnicamente após 730 dias de arquivo, salvo exigência legal em contrário.
• Anexos de Chamados Concluídos: Imagens e arquivos de solicitações resolvidas são descartados após 2 anos para evitar acúmulo indevido.
• Cotações e Propostas Comerciais Privadas: Conservadas durante a vigência da seleção e período de garantia do serviço contratado.
• Término de Assinatura do Condomínio: Encerrado o contrato, o condomínio dispõe de 30 dias de carência para exportar suas atas e documentos, findo o qual os dados da instância são eliminados de forma irrecuperável.

11 Direitos dos Titulares de Dados (Acesso, Retificação, Eliminação)

Em conformidade com os regimes legais de proteção de dados, o titular possui as seguintes prerrogativas:

• Confirmação e Acesso: Obter confirmação da existência de tratamento e consultar seus dados mantidos no sistema.
• Correção: Solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Informação sobre Compartilhamento: Ser informado com clareza sobre com quais entidades os dados são compartilhados.
• Eliminação e Revogação: Requerer a exclusão dos dados ou revogar o consentimento quando inexistir obrigação legal ou regulatória de guarda (como os registros obrigatórios de moradores impostos pelas leis de condomínio).

12 Vigência e Atualizações Desta Política

Esta política entra em vigor a partir de setembro de 2026 (última atualização: 20 de outubro de 2026). A CondoIA reserva-se o direito de realizar atualizações com o objetivo de implementar melhorias de segurança ou adequações regulatórias emitidas pelas autoridades competentes. Modificações substanciais quanto às finalidades de tratamento serão comunicadas previamente através do portal e exigirão nova confirmação do usuário ao iniciar sessão.

13 Anexo de Proteção de Dados por País e Jurisdições Internacionais

A CondoIA atende condomínios em vários países da América Latina. Além desta política geral, aplica as disposições específicas da lei de proteção de dados e do regime condominial de cada país. Quando duas normas regularem o mesmo ponto, aplica-se a mais protetiva ao titular. Referências normativas revisadas em 20 de outubro de 2026: